RentinCity

RentinCity управляет коммерческой недвижимостью: объектами, помещениями, договорами, запросами арендаторов и внутренними согласованиями. Компании требовалась система, в которой можно вести весь цикл работы с арендаторами и синхронизировать подразделения на географически распределенных объектах.

Задача клиента

До перехода на Битрикс24 часть процессов велась во внешних сервисах. После ухода зарубежного ПО с российского рынка заказчик рассматривал Битрикс24 как основной инструмент для работы с контрагентами и внутренними службами.

Нужно было перенести процессы в Bitrix24, связать систему с 1С и оцифровать сценарии, которые раньше контролировались разрозненно:

• карточки арендаторов и договоров;
• реестр объектов и помещений;
• процессы въезда и выезда арендаторов;
• согласования договоров и счетов;
• заявки в юридический, маркетинговый, инженерный и другие отделы;
• штрафы, предписания и работа с высвободившимися площадями.

Что сделали

Основу решения построили на смарт-процессах, пользовательских полях, бизнес-процессах и роботах Битрикс24. Для проекта не стали использовать классические лиды и сделки, потому что логика управления арендаторами требовала отдельной структуры данных.

Ключевые блоки внедрения:

• интеграция Битрикс24 с 1С Недвижимость для передачи заявок на оплату;

• реестр объектов с адресами и сдаваемыми площадями;
• рабочие группы по объектам и подразделениям;

• карточка договора как центральная сущность по арендатору;

• смарт-процессы для оплат, закупок, договоров, допсоглашений, штрафов, судебных ситуаций и заявок подразделениям;
• автоматические задачи для сотрудников с учетом стадий, сроков и ответственных.

В карточке договора собрали историю взаимодействия с арендатором: договоры, дополнительные соглашения, объект, площадь, ставки, запросы, согласования, штрафы, предписания и сценарии выезда.

Результат

Компания получила единый контур управления арендаторами и объектами в Битрикс24. Руководство видит актуальную картину по контрагентам, объектам и процессам, а сотрудники разных подразделений работают в одной системе с понятными задачами и статусами.

Решение помогает масштабировать управление коммерческой недвижимостью, контролировать работу удаленных объектов и унифицировать операционные процессы.